Un CRM in cui nulla va perso

Cos'è?

Guardiamo come Le arriva una richiesta, chi la prende, quando parte il preventivo, chi sollecita e quando segue la fattura. Il sistema nasce da questa descrizione: richieste, preventivi, lavori, appuntamenti, clienti, solleciti e passaggio alla fatturazione.

Come appare?

Un caso tipico: la richiesta arriva su WhatsApp, il preventivo sta in Word, l’appuntamento nell’agenda del titolare, la fattura più tardi in un terzo programma. Nel CRM diventa una pratica con un nome, passaggi chiari e un responsabile.

Perché è importante?

Un prodotto standard costringe la Sua azienda dentro i propri campi. Costa settimane di abitudine e alla fine il lavoro vero torna in Excel, a fianco. Un sistema costruito sul Suo modo di lavorare viene usato, perché non chiede nulla di estraneo.

Come lo costruiamo

Partiamo dal foglio o dall’elenco su cui la Sua azienda gira oggi e costruiamo il sistema perché faccia ciò che fa quel file. La parte che Le costa più lavoro viene per prima ed entra in uso per prima. Le altre seguono quando regge nell’uso quotidiano.

Casi d'uso tipici

• Imprese artigiane e di servizi con richieste per telefono e WhatsApp
• Aziende che tengono preventivi e appuntamenti in programmi separati
• Team in cui solo una persona sa dove sta ogni cosa
• Aziende che pagano un CRM e lavorano comunque nei fogli di calcolo

Cos'è?

Le richieste vengono registrate, i preventivi preparati dalla scheda cliente, le conferme annotate, gli appuntamenti pianificati, richiami e solleciti avviati. Alla fine c’è il passaggio alla Sua fatturazione, con tutti i dati già nella pratica, senza che nessuno li riscriva.

Come appare?

Per Green Planet, una bacheca di progetto accompagna la richiesta fino all’esecuzione, passando da sopralluogo e preventivo. Cliente, progetto e preventivo restano collegati, e i preventivi sono disponibili in PDF e tramite link di accettazione. Tutto vive in un’unica pratica.

Perché è importante?

Il sollecito raramente fallisce per mancanza di volontà, ma perché manca il promemoria. Un sollecito che compare da solo lo sostituisce. E vede subito quale preventivo è aperto da due settimane e chi ha parlato per ultimo con il cliente.

Come lo costruiamo

Modelliamo i passaggi come una sequenza fissa, con un responsabile, una scadenza e un promemoria per ciascuno. Il CRM non deve per forza scrivere le Sue fatture: passa i dati alla Sua contabilità o al Suo programma di fatturazione, se preferisce restare lì.

Casi d'uso tipici

• Preventivi che nessuno sollecita più dopo l’invio
• Richiami che si perdono tra ufficio e cantiere
• Lavori in cui appuntamento e fattura sono gestiti a parte
• Contratti di manutenzione con visite ricorrenti

Cos'è?

Se il Suo modo di lavorare corrisponde a ciò che offrono HubSpot, Pipedrive o un gestionale di settore, e lo usano ogni giorno poche persone, acquisti la licenza. Un sistema Suo conviene quando il Suo modo di lavorare è ciò che Le fa guadagnare e nessun prodotto gli corrisponde.

Come appare?

Due casi: un’azienda di due persone ha bisogno di contatti, di un elenco di preventivi aperti e di promemoria, e lo fa un prodotto standard. Un’azienda con sopralluoghi, pianificazione e contratti di manutenzione continua a lavorare in Excel nonostante la licenza pagata, perché il prodotto non conosce il suo modo di lavorare.

Perché è importante?

Un no onesto vale più di un progetto venduto. Dopo sa che cosa Le serve, anche se lo compra da un altro. E se in seguito tornerà da noi, saprà che non Le facciamo accettare nulla.

Come lo costruiamo

Nel primo colloquio passiamo in rassegna i Suoi fogli e programmi: che cosa paga oggi, che cosa gira a parte, che cosa succede quando una persona manca? Poi diciamo se comprare o costruire. Se un prodotto va bene, lo nominiamo.

Casi d'uso tipici

• Aziende con un processo di vendita comune e pochi utenti
• Aziende che hanno soprattutto bisogno di contatti e promemoria
• Aziende il cui lavoro vero resta nei fogli nonostante la licenza
• Aziende i cui canoni per utente crescono con il team

Cos'è?

Vede il prezzo completo e le scadenze di pagamento per iscritto prima di firmare. Il prezzo è fisso. Sistema e codice sorgente sono Suoi, senza licenza per utente. L’hosting è nell’UE e i Suoi dati sono soggetti al GDPR.

Come appare?

In concreto: sistema e codice sorgente sono Suoi, e se tra tre anni vorrà passare a un altro sviluppatore, potrà farlo. Non è legato a noi. E una persona in più nel sistema non comporta alcun canone di licenza aggiuntivo.

Perché è importante?

Chi compra un sistema vuole sapere di poterlo anche lasciare. Se la via d’uscita è aperta, la via d’ingresso diventa più facile. Questo toglie la paura di restare bloccati dopo l’investimento e lascia a Lei la scelta.

Come lo costruiamo

Ambito, prezzo, scadenze di pagamento e consegna stanno in un’unica proposta. Di norma passano da otto a dodici settimane tra la firma e la consegna, formazione del team inclusa. La prima parte entra in uso prima, così la prova su giornate vere.

Casi d'uso tipici

• Aziende scottate dai prezzi a consuntivo
• Aziende che non vogliono dipendere da un solo fornitore
• Aziende i cui dati dei clienti devono restare nell’UE
• Aziende che a lungo termine vogliono portare avanti il sistema da sole