Ein CRM, in dem nichts verloren geht

Was ist das?

Wir schauen uns an, wie eine Anfrage bei Ihnen ankommt, wer sie bekommt, wann das Angebot rausgeht, wer nachfasst und wann die Rechnung folgt. Aus dieser Beschreibung entsteht das System: Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine, Kunden, Wiedervorlagen und die Übergabe an die Rechnung.

Wie sieht das aus?

Ein typischer Fall: Die Anfrage kommt per WhatsApp, das Angebot liegt in Word, der Termin im Kalender des Chefs, die Rechnung später in einem dritten Programm. Im CRM ist daraus ein Vorgang mit einem Namen, klaren Schritten und einem Verantwortlichen.

Warum ist das wichtig?

Ein Standardsystem zwingt Ihren Betrieb in seine Felder. Das kostet Wochen der Gewöhnung, und am Ende läuft das Eigentliche doch wieder nebenher in Excel. Ein System nach Ihrem Ablauf wird benutzt, weil es nichts Fremdes verlangt.

Wie wir das bauen

Wir beginnen bei der Tabelle oder Liste, auf der Ihr Betrieb heute läuft, und bauen das System so, dass es tut, was diese Datei tut. Zuerst entsteht der Teil, der Ihnen heute die meiste Arbeit macht, mit ihm gehen wir als Erstes live. Weitere Teile folgen, wenn der erste im Alltag trägt.

Typische Anwendungsfälle

• Handwerks- und Servicebetriebe mit Anfragen per Telefon und WhatsApp
• Betriebe, die Angebote und Termine in getrennten Programmen führen
• Teams, in denen nur eine Person weiß, wo was liegt
• Betriebe, die für ein CRM zahlen und trotzdem in Tabellen arbeiten

Was ist das?

Anfragen werden erfasst, Angebote aus den Kundendaten erstellt, Zusagen festgehalten, Termine geplant, Rückrufe und Wiedervorlagen angestoßen. Am Ende steht die Übergabe an Ihre Rechnungsstellung, mit allen Daten, die im Vorgang schon stehen, ohne dass jemand sie neu eintippt.

Wie sieht das aus?

Für Green Planet führt ein Projektboard von der Anfrage über Besichtigung und Angebot bis zur Ausführung. Kundendaten, Projekt und Angebot gehören zusammen, und Angebote lassen sich als PDF und über einen Annahmelink bereitstellen. Alles liegt in einem Vorgang.

Warum ist das wichtig?

Nachfassen scheitert selten am Willen, meist am Zettel, der fehlt. Eine Wiedervorlage, die von selbst auftaucht, ersetzt ihn. Und Sie sehen sofort, welches Angebot seit zwei Wochen offen liegt und wer zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat.

Wie wir das bauen

Wir bilden die Schritte als feste Folge ab, mit Verantwortlichem, Frist und Erinnerung je Schritt. Rechnungen schreibt das CRM nicht zwingend selbst: Es übergibt die Daten an Ihre Buchhaltung oder Ihr Rechnungsprogramm, wenn Sie dort bleiben wollen.

Typische Anwendungsfälle

• Angebote, die nach der Zusendung niemand mehr nachverfolgt
• Rückrufe, die zwischen Büro und Baustelle untergehen
• Aufträge, bei denen Termin und Rechnung getrennt geführt werden
• Pflegeverträge mit wiederkehrenden Besuchen

Was ist das?

Passt Ihr Ablauf zu dem, was HubSpot, Pipedrive oder ein Branchenprogramm bietet, und arbeiten wenige Personen täglich damit, kaufen Sie die Lizenz. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihr Ablauf das ist, womit Sie Geld verdienen, und kein Produkt dazu passt.

Wie sieht das aus?

Zwei Beispielfälle: Ein Zwei-Personen-Betrieb braucht Kontakte, eine Liste offener Angebote und Erinnerungen, und das liefert ein Standardprodukt. Ein Betrieb mit Besichtigungen, Einsatzplanung und Pflegeverträgen arbeitet trotz bezahlter Lizenz weiter in Excel, weil das Produkt seinen Ablauf nicht kennt.

Warum ist das wichtig?

Eine ehrliche Absage zählt mehr als ein verkauftes Projekt. Sie wissen danach, was Sie brauchen, auch wenn Sie es bei jemand anderem kaufen. Und wenn Sie später doch zu uns kommen, wissen Sie, dass wir Ihnen nichts einreden.

Wie wir das bauen

Im Erstgespräch gehen wir Ihre Tabellen und Programme durch: Was zahlen Sie heute, was läuft daneben her, was passiert, wenn eine Person ausfällt? Danach sagen wir, ob Kaufen oder Bauen. Passt ein Produkt, nennen wir es.

Typische Anwendungsfälle

• Betriebe mit einem üblichen Vertriebsablauf und wenigen Nutzern
• Betriebe, die vor allem Kontakte und Erinnerungen brauchen
• Betriebe, deren echte Arbeit trotz Lizenz in Tabellen steckt
• Betriebe, deren Lizenzkosten pro Platz mit dem Team wachsen

Was ist das?

Sie sehen den vollständigen Preis und die Zahlungsstufen schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Der Preis ist fest. System und Quellcode gehören Ihnen, es gibt keine Lizenz pro Platz. Das Hosting liegt in der EU, Ihre Daten unterliegen der DSGVO.

Wie sieht das aus?

Praktisch heißt das: System und Quellcode gehören Ihnen, und möchten Sie in drei Jahren zu einem anderen Entwickler wechseln, können Sie das. Sie sind also nicht an uns gebunden. Und ein zusätzlicher Mitarbeiter im System bedeutet keine zusätzliche Lizenzgebühr.

Warum ist das wichtig?

Wer ein System kauft, will wissen, dass er es auch wieder verlassen kann. Ist der Weg hinaus offen, fällt der Weg hinein leichter. Das nimmt dem Projekt die Angst, nach der Investition festzusitzen, und es lässt Ihnen die Wahl.

Wie wir das bauen

Umfang, Preis, Zahlungsstufen und Übergabe stehen in einem Angebot. Typisch vergehen acht bis zwölf Wochen von der Unterschrift bis zur Übergabe, die Einweisung Ihres Teams eingeschlossen. Der erste Teil geht früher in Betrieb, damit Sie am echten Alltag prüfen.

Typische Anwendungsfälle

• Betriebe, die schlechte Erfahrungen mit Preisen nach Aufwand gemacht haben
• Betriebe, die nicht von einem Anbieter abhängig sein wollen
• Betriebe mit Kundendaten, die in der EU bleiben sollen
• Betriebe, die ihr System langfristig selbst weiterführen wollen