Bauunternehmen und Bauträger
Sachliche Rechnungsprüfung im Bau: passt die Rechnung zum Leistungsverzeichnis, oder nur zum Freigabe-Stempel?
Die meisten Systeme im Bau prüfen, ob eine Rechnung freigegeben ist: richtiger Empfänger, vollständige Pflichtangaben, korrekt verbucht. Das ist die formale Prüfung. Sie sagt Ihnen nicht, ob die berechnete Menge zum Aufmaß passt oder ob der Einheitspreis der ist, den Sie ausgeschrieben haben.
Genau da liegt im Bau das Geld. Eine Position, die 1,4-fach abgerechnet wird. Ein Einheitspreis, der zwölf Prozent über der Beauftragung liegt. Eine Leistung, die zweimal auftaucht, einmal im Abschlag und einmal in der Schlussrechnung. Formal ist all das sauber. Sachlich stimmt es nicht. Und ein Freigabe-Ablauf findet es nicht, weil er die falsche Frage stellt.
Wir prüfen die andere Frage: Rechnung gegen Leistungsverzeichnis, Position für Position, Menge gegen Nachweis, Preis gegen Vereinbarung.
Was Ihr Freigabe-System nicht sehen kann
Dokumenten- und Freigabesysteme beantworten eine wichtige Frage: Ist die Rechnung freigegeben, verbucht, archiviert? Sie beantworten eine zweite nicht, und die kostet im Bau das Geld: Passt die berechnete Menge zum Aufmaß, passt der Einheitspreis zur Ausschreibung, ist die Position überhaupt beauftragt?
Das eine ist der Weg der Rechnung durch Ihr Haus. Das andere ist die Frage, ob die Rechnung stimmt. Wir ersetzen Ihr System nicht. Wir setzen darauf.
Formale Prüfung
Ist die Rechnung vollständig, richtig adressiert, freigegeben, verbucht, archiviert? Antwort: ja oder nein.
Sachliche Prüfung
Passt die Menge zum Aufmaß, der Einheitspreis zur Beauftragung, die Position zum Leistungsverzeichnis? Antwort: Zeile für Zeile, mit Begründung.
Wie der Abgleich wirklich läuft
Die sachliche Prüfung im Bau ist ein Abgleich über drei Stufen. Wer nur die letzte gegen sich selbst prüft, findet weder eine Mengenüberschreitung noch einen zu hohen Einheitspreis.
- 01
Leistungsverzeichnis
Was wurde ausgeschrieben und zu welchem Einheitspreis beauftragt? Das ist der Maßstab, gegen den alles läuft.
- 02
Tatsächlich erbrachte Leistung
Was ist wirklich gebaut worden? Aufmaß, Stundenzettel, Lieferschein. Ohne diese Stufe ist jede Menge nur eine Behauptung.
- 03
Die Rechnung
Erst jetzt die Rechnung dagegen: Position für Position, Menge gegen Nachweis, Preis gegen Beauftragung, Abschläge korrekt abgesetzt.
8.020 € an Abweichungen in einem Beispiel-Set von 9 Rechnungen
Diese Zahl stammt nicht von einem Kunden. Sie stammt aus einem durchklickbaren Beispielsystem, das wir gebaut haben: erfundenes Bauunternehmen, erfundene Lieferanten, erfundene Beträge. Echt sind die Arten von Abweichung. 9 Rechnungen, 9 verschiedene Befunde: Mengenüberschreitung, Preis über Beauftragung, doppelt eingereichte Rechnung, fehlender Auftrag, falsche Einheit, Rechenfehler, vergessener Rabatt.
Und damit die Summe nicht größer klingt, als der Alltag sie macht: 6.840 € der 8.020 € sind ein einziger Fall: dieselbe Rechnung, ein zweites Mal eingereicht unter neuer Nummer. Das ist der Befund, den jeder Bauleiter kennt und den kein Freigabe-Ablauf sieht.
Beispielsystem öffnen →Das ist kein Versprechen für Ihr Projekt. Es zeigt, wie die Prüfung arbeitet, an Zahlen, die wir uns ausgedacht haben, damit keine Kundendaten sichtbar werden.
Warum ausgerechnet wir
Jede Architektur und jede Strategie kommt von Fabio Fornaro persönlich. Erst danach bauen über sechzig spezialisierte Agenten, jeder für genau eine Aufgabe. Unser erster Kunde sind wir selbst: Jedes System lief zuerst im eigenen Betrieb. Dahinter stehen 25 Jahre Vertrieb und Unternehmertum. Und Ihr Gewerk kennen wir aus der Praxis: Fabio hat selbst Aufmaße geschrieben und weiß, wie eine Position aussieht, die nicht stimmt. Annamaria Fornaro führt seit 25 Jahren im Management. Sie sprechen direkt mit uns, nicht mit einem Account-Manager. Wir sitzen auf Zypern und arbeiten für Kunden von Australien bis Europa.
Häufige Fragen
- Wir haben schon DocuWare oder ein anderes System. Ersetzen Sie das?
- Nein, das wäre selten sinnvoll. Ihr System regelt den Weg der Rechnung durchs Haus: scannen, freigeben, verbuchen, archivieren. Wir setzen darauf und prüfen den Inhalt: Menge gegen Nachweis, Einheitspreis gegen Ausschreibung, Position gegen Auftrag. Zwei verschiedene Fragen, beide wichtig.
- Ersetzt das unsere Buchhaltung?
- Nein. Die Buchhaltung bucht, zahlt und archiviert. Wir prüfen davor die eine Frage, die keine Buchhaltung stellt: Passt die Rechnung zum Leistungsverzeichnis und zum Auftrag? Was wir finden, geht danach geprüft in Ihre Buchhaltung statt ungeprüft.
- Ersetzt das DATEV?
- Nein. DATEV ist für die Finanzbuchhaltung da. Wir sitzen eine Stufe davor, bei der fachlichen Prüfung, bevor die Rechnung überhaupt in die Freigabe geht. Wenn Sie DATEV nutzen, bleibt DATEV.
- Was genau prüfen Sie?
- Rechnung gegen Leistungsverzeichnis, Position für Position. Mengen gegen Aufmaß oder Stundenzettel. Einheitspreise gegen die Beauftragung. Abschläge, ob sie korrekt von der Schlussrechnung abgesetzt sind. Und über mehrere Bauten hinweg: welchen Einkaufspreis Sie für dieselbe Position schon einmal besser erzielt haben, gemessen am günstigsten Preis und nicht am Durchschnitt.
- Haben Sie schon Bauträger oder Bauunternehmen als Kunden?
- Ehrliche Antwort: in dieser Nische noch keinen unterschriebenen Kunden, den wir zeigen dürften, und wir erfinden keine Referenzen. Deshalb zeigen wir Ihnen stattdessen ein vollständig offenes Beispielsystem. Sie sehen genau, wie geprüft wird, bevor Sie irgendetwas entscheiden. Und jede Architektur kommt von Fabio Fornaro persoenlich, gebaut von ueber sechzig spezialisierten Agenten. Ihr Gewerk kennen wir dabei aus der Praxis: Fabio hat selbst Aufmaße geschrieben, lange bevor er Software gebaut hat.
- Was kostet das, und wie lange dauert der Aufbau?
- Der Aufbau liegt im unteren bis mittleren fünfstelligen Bereich, danach monatlich. Die genaue Zahl hängt an der Zahl Ihrer Bauten und Nutzer. Wir nennen sie, wenn wir Ihre Größenordnung kennen, statt sie zu raten und später nachzufordern. Der erste Blick auf ein Leistungsverzeichnis mit einer Rechnung dazu kostet nichts.
- Was passiert mit unseren Unterlagen?
- Sie bleiben Ihre. Wir arbeiten in der EU, unterschreiben vorab eine Vertraulichkeitserklärung, wenn Sie eine wollen, und löschen auf Zuruf.
Schicken Sie uns ein Leistungsverzeichnis und eine Rechnung dazu
Wir prüfen sie durch dieselben Systeme, die Sie oben gesehen haben, und zeigen Ihnen schriftlich, wo Abweichungen liegen. Ohne Termin, ohne Verkaufsgespräch. Ihre Datei bleibt Ihre: in der EU, auf Wunsch sofort gelöscht, Vertraulichkeitserklärung vorab, wenn Sie eine wollen.