Prüfbericht Buchhaltung · 12. August 2026
KI in der Buchhaltung: was sie liest, was sie nicht entscheidet und was sie kostet
Beim Belegelesen ist die Sache entschieden: Das können die Programme, und zwar gut. Der Engpass sitzt eine Stelle weiter, bei der Frage, ob die Rechnung sachlich richtig ist. Ob die Menge stimmt, ob die Leistung beauftragt war, ob der Preis dem Vertrag entspricht. Diese Prüfung macht in den meisten Betrieben immer noch ein Mensch, und sie ist der Grund, warum die versprochene Zeitersparnis oft nicht ankommt.
Zuerst, was wir nicht sind. Wir sind keine Buchhaltungssoftware und ersetzen weder DATEV noch Ihren Steuerberater. Steuerliche Fragen gehören zum Steuerberater, nicht zu uns. Was wir bauen, sitzt vor der Buchhaltung: die sachliche Prüfung einer Rechnung gegen das, was vereinbart war.
Was geprüft ist
Die Preise stammen aus unserer Quellenprüfung vom 8. August 2026 auf den Anbieterseiten und stehen mit Links auf unserer Preisseite. Die Einordnung dazwischen ist Erfahrung und als solche gekennzeichnet.
Belegerkennung ist gelöst. Die sachliche Prüfung ist es nicht, und dort liegt das Geld.
Ein Programm liest Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Lieferant zuverlässig aus. Ob die 240 abgerechneten Quadratmeter den 180 beauftragten entsprechen, weiß es nur, wenn es das Leistungsverzeichnis kennt. Genau diese Verbindung fehlt bei den meisten Werkzeugen, weil sie aus der Buchhaltung kommen und nicht aus dem Vertrag.
Eigene Einschätzung aus dem Bau eines Prüfsystems
Von vier geprüften Anbietern für Rechnungsprüfung nennt genau einer einen Preis.
Geprüft am 8. August 2026: candis nennt 389, 599 und 789 € im Monat für seine drei Pakete. DocuWare und d-velop veröffentlichen keine Preise. Das ist kein Zufall dieses Marktes, sondern sein Muster. Wir haben es inzwischen in fünf Software-Märkten gemessen und jedes Mal denselben Befund gehabt.
Quelle: unsere Preisprüfung vom 08.08.2026Wer nach „rechnungsprüfung software" sucht, ist nach dem Kundenservice der teuerste Klick, den wir im deutschen Mittelstandsmarkt gemessen haben.
Gemessen 68,69 € je Klick bei nur 40 Suchen im Monat. Diese Kombination sagt etwas: wenig Nachfrage, aber jeder Einzelne ist bares Geld wert, weil dahinter ein Betrieb mit echtem Volumen steht. Anbieter zahlen für diesen einen Besucher fast siebzig Euro.
Quelle: DataForSEO-Messung, dokumentiert auf der PreisseiteKI in der Buchhaltung fällt in aller Regel nicht unter die Kennzeichnungspflicht.
Eine ausgelesene Rechnung ist kein synthetischer Inhalt, und die Prüfung ist keine Interaktion mit einer Person. Die Transparenzpflicht aus Artikel 50 greift hier also nicht. Was greift, ist der Datenschutz: Rechnungsdaten enthalten personenbezogene Angaben.
Quelle: unser Prüfbericht zur KennzeichnungspflichtUnser eigenes Prüfsystem entscheidet nichts. Es sortiert vor und begründet, warum es etwas markiert hat.
Das ist eine bewusste Grenze und gleichzeitig eine Einschränkung, die wir nennen müssen: Wer erwartet, dass Rechnungen ohne menschlichen Blick durchlaufen, bekommt das bei uns nicht. Wir halten das für richtig, aber es ist weniger, als manche Vorführung verspricht.
Quelle: begehbares System, ohne AnmeldungOhne Termin. Wir antworten schriftlich mit der Rechnung.
Die Rechnung, die Sie vor jeder Anschaffung machen sollten
Vier Schritte mit Zahlen aus Ihrem eigenen Haus.
01
Belege im Monat zählen
Wie viele Eingangsrechnungen sind es wirklich? Diese Zahl ist die Grundlage jeder Anbieterrechnung und wird fast immer zu hoch geschätzt.
02
Die zwei Arbeitsschritte trennen
Wie lange dauert das Erfassen, wie lange die sachliche Prüfung? Wenn das Erfassen der kleinere Posten ist, löst ein Belegleser Ihr Problem nicht, und das ist bei den meisten Betrieben der Fall.
03
Drei Monate rückwärts nachsehen
Was haben Sie in den letzten drei Monaten an falschen Rechnungen gefunden, und was ist Ihnen aufgefallen, nachdem Sie schon bezahlt hatten? Der zweite Betrag ist der interessante.
04
Erst dann Angebote einholen
Und im Gespräch nach dem Preis für Ihre Belegzahl fragen, nicht nach dem Paketpreis. Bei drei von vier Anbietern gibt es keinen veröffentlichten Preis, den Sie vergleichen könnten.
Wer das hier schreibt
Wir haben ein Prüfsystem gebaut, das eine Rechnung gegen das Leistungsverzeichnis laufen lässt und Position für Position begründet, warum etwas auffällt. Es ist ohne Anmeldung begehbar, mit neun Rechnungen und je einem anderen Befund.
Und wir prüfen die Preise anderer Anbieter öffentlich, mit Datum und Link zur Quelle. Inzwischen in fünf Märkten. Jedes Mal mit demselben Ergebnis: Von vier bis fünf Anbietern nennt genau einer eine Zahl. Diese Prüfungen bringen uns keinen einzigen Kunden, aber sie sind der Grund, warum Sie den Zahlen auf dieser Seite trauen können.
Jede Architektur und jede Strategie kommt von Fabio Fornaro persönlich. Erst danach bauen über sechzig spezialisierte Agenten, jeder für genau eine Aufgabe. Unser erster Kunde sind wir selbst: Jedes System lief zuerst im eigenen Betrieb. Dahinter stehen 25 Jahre Vertrieb und Unternehmertum. Und den Betrieb kennen wir aus der Praxis: Jahre auf der Baustelle, lange bevor wir Software gebaut haben.
Ohne Termin. Wir antworten schriftlich mit der Rechnung.
Was Sie jetzt wahrscheinlich denken
„Mein Steuerberater macht das."
Er macht die Buchführung, und die sachliche Prüfung macht er nicht. Er kann sie nicht machen, weil er Ihre Verträge und Leistungsverzeichnisse nicht kennt. Das ist keine Kritik an ihm, sondern eine Zuständigkeitsfrage.
„Wir haben zu wenige Rechnungen dafür."
Dann ist die Antwort ehrlicherweise nein. Die Rechnung oben sagt Ihnen das in zwanzig Minuten, und sie kostet nichts.
„Was kostet das bei euch?"
Das hängt an der Zahl der Belege und Vorhaben. Wir nennen die Zahl, wenn wir Ihre Größe kennen, statt sie zu raten und später nachzufordern. Zum Vergleich steht oben der einzige Anbieter, der öffentlich Preise nennt.
„Ist das datenschutzrechtlich sauber?"
Rechnungsdaten sind personenbezogen, also gelten die üblichen Regeln: Auftragsverarbeitung, Verarbeitung in der EU, keine Weitergabe an Dritte zum Training. Was für Ihren Fall verbindlich gilt, sagt Ihnen ein Anwalt. Wir bauen es so, dass diese Fragen beantwortbar sind.
Wenn Sie wissen wollen, ob sich das bei Ihnen rechnet
Schicken Sie uns drei Zahlen: Eingangsrechnungen im Monat, Zeit fürs Erfassen, Zeit für die sachliche Prüfung. Wir rechnen es nach und sagen Ihnen, ob ein Belegleser reicht, ob sich eine echte Prüfung lohnt. Oder ob Sie beides nicht brauchen.
Ohne Termin. Wir antworten schriftlich mit der Rechnung.
Häufige Fragen
Was kann KI in der Buchhaltung wirklich übernehmen?+
Das Auslesen von Belegen ist zuverlässig gelöst: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant. Nicht gelöst ist die sachliche Prüfung: ob die abgerechnete Menge der beauftragten entspricht und der Preis dem Vertrag. Dafür muss das System das Leistungsverzeichnis kennen, und genau diese Verbindung fehlt den meisten Werkzeugen, weil sie aus der Buchhaltung stammen und nicht aus dem Vertrag.
Was kostet Software zur Rechnungsprüfung?+
Geprüft am 8. August 2026 auf den Anbieterseiten: candis nennt 389, 599 und 789 € im Monat für drei Pakete. DocuWare und d-velop veröffentlichen keine Preise. Von vier geprüften Anbietern nennt damit genau einer eine Zahl. Dasselbe Muster, das Domani AI inzwischen in fünf Software-Märkten gemessen hat.
Fällt KI in der Buchhaltung unter die Kennzeichnungspflicht?+
In der Regel nicht. Eine automatisch ausgelesene Rechnung ist kein synthetischer Inhalt im Sinne des Artikels 50 der EU-KI-Verordnung, und die Prüfung ist keine Interaktion mit einer Person. Relevant bleibt das Datenschutzrecht, weil Rechnungsdaten personenbezogene Angaben enthalten.
Kann die Prüfung ohne Menschen laufen?+
Bei Domani AI nicht, und das ist eine bewusste Grenze. Das System sortiert vor und begründet jede Markierung; die Entscheidung trifft ein Mensch. Wer einen vollständig unbeaufsichtigten Durchlauf erwartet, bekommt das hier nicht.
Ebenfalls geprüft
Geprüft am 12. August 2026 · Quelle neben jeder Aussage · keine Rechtsberatung