Prüfbericht Hausverwaltung · 12. August 2026
KI in der Hausverwaltung: der Posteingang ist das Problem, nicht die Buchhaltung
In der Hausverwaltung liegt die Last selten in der Buchhaltung. Die ist geregelt. Sie liegt im Posteingang: dieselben dreißig Fragen von Mietern und Eigentümern, jede in einer anderen Formulierung, jede mit einer Frist im Hintergrund. Genau dort trägt KI. Und genau daneben, in der Eigentümerkommunikation, wird sie schnell zum Haftungsproblem.
Zuerst, was wir nicht sind. Wir sind keine Verwaltersoftware und ersetzen weder Ihre Buchhaltung noch die WEG-Verwaltung. Und wir geben keine Rechtsberatung: Fragen zu Betriebskostenabrechnung, Beschlussfassung oder Mietrecht gehören zu Ihrem Anwalt, nicht in ein Chatfenster, auch nicht in unseres.
Was geprüft ist
Eine eigene Messung mit veröffentlichter Methode, ein begehbares System und zwei Einschätzungen, die als solche gekennzeichnet sind.
Bei der Frage, an wen man sich als Suchender wenden soll, kam in unserer Messung keine einzige Maklerseite unter den zitierten Quellen vor.
Gemessen am 30. Juli 2026, Immobilien insgesamt 20 Prozent Firmenwebsites unter 194 eingeordneten Quellen, der zweitschlechteste Wert der gemessenen Branchen. Bei Listenfragen kommen die Büros durchaus vor; bei der Frage nach einer Empfehlung zitieren die KI-Antworten die Portale.
Quelle: eigene Messung, Methode auf der SeiteDer tragfähige Fall ist der Posteingang: einordnen, zuständig machen, Frist erkennen, Antwortentwurf vorlegen.
Nicht antworten. Vorlegen. Der Unterschied ist der ganze Punkt. Ein Entwurf, den ein Mensch in zwanzig Sekunden freigibt, spart Zeit ohne Risiko. Eine Antwort, die selbstständig rausgeht, spart mehr Zeit und erzeugt irgendwann den Fall, der die Ersparnis eines Jahres kostet.
Quelle: begehbares System, ohne AnmeldungBei Fragen zu Recht, Steuern, Notar und Finanzierung muss ein System die Antwort verweigern, nicht abschwächen, sondern verweigern.
Wir haben das an einem eigenen System schmerzhaft gelernt: Auf Italienisch nach Notarkosten gefragt, hat der Assistent geantwortet statt abzulehnen, weil das Wort „costa" auf einen Preiseintrag traf. Seitdem greift die Sperrliste vor allen anderen Regeln. Fragen Sie jeden Anbieter, was sein System bei einer Rechtsfrage tut, und lassen Sie es sich vorführen.
Eigener Fehler vom 31. Juli 2026, behoben
Das Chatfenster muss sich als KI zu erkennen geben. Spätestens bei der ersten Nachricht.
Das folgt aus Artikel 50 Absatz 1 und 5 der EU-KI-Verordnung, anwendbar seit dem 2. August 2026. In der Fußzeile reicht nicht.
Quelle: unser Prüfbericht zur KennzeichnungspflichtOhne Termin. Auch wenn die Antwort „lohnt sich nicht" lautet.
Der Test mit dem eigenen Posteingang
Vier Schritte, eine Woche, keine Anschaffung.
01
Eine Woche Posteingang zählen
Wie viele Nachrichten, und wie viele davon sind eine der immer gleichen dreißig Fragen? Meistens sind es zwei Drittel. Diese Zahl ist die Grundlage für alles Weitere.
02
Die zehn häufigsten Fragen aufschreiben
Wörtlich, wie sie ankommen, nicht in Ihrer Formulierung. Diese Liste ist gleichzeitig das Fundament für jedes System und für eine bessere Seite „Häufige Fragen", die schon allein Aufwand spart.
03
Die Grenze festlegen, bevor Sie ein Werkzeug wählen
Welche Fragen darf ein System nie beantworten? Recht, Steuern, Beschlüsse, alles mit Frist. Wer diese Liste erst nach dem Kauf schreibt, schreibt sie nach dem ersten Vorfall.
04
Erst dann vorführen lassen
Und im Vorführtermin genau die verbotenen Fragen stellen. Ein System, das darauf antwortet statt abzulehnen, ist für die Hausverwaltung ungeeignet, egal wie gut der Rest aussieht.
Wer das hier schreibt
Wir haben ein System für ein Maklerbüro gebaut, in dem die wichtigste Spalte nicht der Preis ist, sondern die Herkunft der Anfrage, weil unsere eigene Messung gezeigt hat, dass genau dort das Geld verloren geht. Eine der Musterantworten darin ist bewusst eine Verweigerung.
Wir haben außerdem einen eigenen Fehler öffentlich gemacht, statt ihn stillzulegen: Ein Assistent hat auf eine Notarkosten-Frage geantwortet, weil ein Wort auf einen Preiseintrag traf. Das steht oben im Prüfbericht. Wer nur die gelungenen Fälle zeigt, zeigt Ihnen nicht, wie er mit den anderen umgeht.
Jede Architektur und jede Strategie kommt von Fabio Fornaro persönlich. Erst danach bauen über sechzig spezialisierte Agenten, jeder für genau eine Aufgabe. Unser erster Kunde sind wir selbst: Jedes System lief zuerst im eigenen Betrieb. Dahinter stehen 25 Jahre Vertrieb und Unternehmertum. Und den Betrieb kennen wir aus der Praxis: Jahre auf der Baustelle, lange bevor wir Software gebaut haben.
Und die Lücke, bevor Sie sie selbst finden: Wir haben in diesem Gewerk noch keinen unterschriebenen Kunden, den wir Ihnen zeigen dürften. Was wir zeigen können, sind begehbare Systeme, eigene Messungen mit Datum und die Herkunft. Wer Ihnen an dieser Stelle eine Referenzliste zeigt, die er nicht hat, wird Ihnen auch später etwas erzählen.
Ohne Termin. Auch wenn die Antwort „lohnt sich nicht" lautet.
Was Sie jetzt wahrscheinlich denken
„Meine Mieter sollen mit einem Menschen sprechen."
Sollen sie auch. Der Vorschlag ist nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern ihm die dreißig immer gleichen Fragen vorzusortieren, damit er Zeit für die anderen hat.
„Was, wenn es etwas Falsches sagt?"
Deshalb legt es vor, statt zu antworten, und deshalb gibt es die Sperrliste. Beides ist keine Feineinstellung, sondern die Bedingung, unter der so etwas in der Hausverwaltung überhaupt vertretbar ist.
„Meine Verwaltersoftware kann das doch auch."
Dann nehmen Sie das. Prüfen Sie nur zwei Dinge: was sie bei einer Rechtsfrage tut und ob sie sich als KI zu erkennen gibt. Beides ist seit August keine Geschmacksfrage mehr.
„Lohnt sich das bei 400 Einheiten?"
Rechnen Sie es mit der Zahl aus Schritt eins: zwei Drittel des Posteingangs, mal Ihrer Bearbeitungszeit. Wenn dabei weniger als eine Stunde am Tag herauskommt, lassen Sie es.
Wenn Sie wissen wollen, was Ihr Posteingang kostet
Zählen Sie eine Woche mit und schicken Sie uns zwei Zahlen: wie viele Nachrichten, und wie viele davon eine der immer gleichen Fragen waren. Wir rechnen Ihnen aus, was das an Zeit bedeutet, und sagen Ihnen ehrlich, ab wann sich etwas zu bauen lohnt.
Ohne Termin. Auch wenn die Antwort „lohnt sich nicht" lautet.
Häufige Fragen
Wo hilft KI in der Hausverwaltung am meisten?+
Im Posteingang. Nachrichten einordnen, zuständig machen, Fristen erkennen und einen Antwortentwurf vorlegen, den ein Mensch freigibt. Entscheidend ist das Vorlegen statt des selbstständigen Antwortens: Ein Entwurf spart Zeit ohne Risiko, eine automatisch versendete Antwort erzeugt früher oder später einen Fall, der die Ersparnis aufhebt.
Darf ein KI-Assistent Fragen zu Mietrecht oder Betriebskosten beantworten?+
Er sollte es nicht, und ein gut gebautes System verweigert die Antwort ausdrücklich statt sie abzuschwächen. Domani AI hat diesen Fall am 31. Juli 2026 im eigenen System als Fehler festgestellt. Auf eine italienische Frage nach Notarkosten antwortete der Assistent, weil ein Wort auf einen Preiseintrag traf, und daraufhin eine Sperrliste eingeführt, die vor allen anderen Regeln greift.
Kommen Hausverwaltungen und Maklerbüros in KI-Antworten vor?+
Kaum, wenn nach einer Empfehlung gefragt wird. In einer Messung von Domani AI vom 30. Juli 2026 über 194 eingeordnete Quellen stammten in der Immobilienbranche 20 Prozent der zitierten Quellen von Firmenwebsites; bei der Frage, an wen man sich wenden solle, war keine einzige Maklerseite darunter. Zitiert werden dort die Portale.
Muss ein Chatfenster auf meiner Website sagen, dass es eine KI ist?+
Ja. Nach Artikel 50 Absatz 1 und 5 der EU-KI-Verordnung, anwendbar seit dem 2. August 2026, muss die Information klar und unterscheidbar spätestens bei der ersten Interaktion erfolgen. Ein Hinweis in der Fußzeile oder in den Nutzungsbedingungen genügt nicht.
Ebenfalls geprüft
Geprüft am 12. August 2026 · Quelle neben jeder Aussage · keine Rechtsberatung